“Hat der Arbeit­ge­ber ein Inter­es­se dar­an, per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten eines Bewer­bers über die 4 Mona­te hin­aus zu spei­chern, um die­se im Rah­men zukünf­ti­ger Bewer­ber­aus­wahl­ver­fah­ren zu ver­wen­den, so kann er dies aus­schließ­lich unter der Vor­aus­set­zung tun, dass er zuvor die Ein­wil­li­gung des Bewer­bers in die Spei­che­rung der Daten ein­ge­holt hat.” – Eileen Binder

Eine der häu­figs­ten Fra­gen, mit der wir im Bewerber- und Beschäf­tig­ten­da­ten­schutz kon­fron­tiert wer­den, lau­tet: Wann dür­fen Bewer­bungs­un­ter­la­gen gelöscht werden?

Grund­sätz­lich gilt, dass per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten gelöscht wer­den müs­sen, sobald der Zweck, zu dem die Daten ver­ar­bei­tet wur­den, weg­ge­fal­len ist. Für das Bewer­bungs­ver­fah­ren bedeu­tet das regel­mä­ßig, dass die Unter­la­gen eines Bewer­bers zu löschen sind, sobald der Bewer­ber eine Absa­ge auf die von ihm kon­kret umwor­be­ne Stel­le erhal­ten hat.

Lösch­hin­der­nis All­ge­mei­nes Gleichbehandlungsgesetz

Eine Aus­nah­me von der sofor­ti­gen Löschung besteht in nur weni­gen Fäl­len. Ent­we­der schreibt das Gesetz eine kon­kre­te Auf­be­wah­rungs­frist vor oder aus einer ver­trag­li­chen Ver­ein­ba­rung oder aus sons­ti­gen Umstän­den ergibt sich, dass eine län­ge­re Auf­be­wah­rungs­frist erlaubt ist.

Im Bewer­bungs­ver­fah­ren setzt sich der Arbeit­ge­ber regel­mä­ßig der Gefahr aus, dass der Bewer­ber die Absa­ge als eine uner­laub­te Benach­tei­li­gung (Dis­kri­mi­nie­rung) im Sin­ne der Bestim­mun­gen des all­ge­mei­nen Gleich­be­hand­lungs­ge­set­zes (AGG) emp­fin­det. Eine Kla­ge muss in die­sem Fall vom Bewer­ber gemäß § 15 Abs. 4 AGG inner­halb zwei Mona­ten erho­ben werden.

Wür­de der Arbeit­ge­ber die Bewer­bungs­un­ter­la­gen unver­züg­lich nach Zweck­fort­fall, d.h. nach Absa­ge des Bewer­bers, löschen, könn­ten ihm erheb­li­che Nach­tei­le in der Beweis­füh­rung ent­ste­hen, wenn er die für das Ver­fah­ren wich­ti­gen Bewer­bungs­un­ter­la­gen nicht mehr vor­lie­gen hat. Vor allem die­se Fall­kon­stel­la­ti­on führ­te dazu, dass die Auf­sichts­be­hör­den unter Anrech­nung von Zustellungs‑, Verzögerungs- und Kulanz­zei­ten bis­her eine Lösch­frist von 6 Mona­ten nach Zugang der Absa­ge beim Bewer­ber akzep­tiert haben.

Kür­zung der Löschfrist

Der Lan­des­da­ten­schutz­be­auf­tra­ge aus Baden-Württemberg, Dr. Ste­fan Brink, hat im März 2019 die 3. Auf­la­ge des „Rat­ge­ber Beschäf­tig­ten­da­ten­schutz“ ver­öf­fent­licht und hier­in erneut Stel­lung zu den Auf­be­wah­rungs­fris­ten genom­men — mit neu­em Ergebnis!

Im Wesent­li­chen ist der oben beschrie­be­ne Argu­men­ta­ti­ons­weg gleich geblie­ben. Am Ende der Argu­men­ta­ti­ons­ket­te steht nun aber das Ergeb­nis, dass Bewer­bungs­un­ter­la­gen bereits nach 4 Mona­ten statt den bis­her ange­nom­me­nen 6 Mona­ten zu löschen sind. Zu dem Ergeb­nis kam der Lan­des­da­ten­schutz­be­auf­trag­te nach Abstim­mung mit hie­si­gen Arbeits­ge­rich­ten, die eine durch­schnitt­li­che Zustel­lungs­zeit von Kla­ge­schrif­ten an den Beklag­ten von 10 Tagen anneh­men. Erhält der Arbeit­ge­ber nach Ablauf von zwei Mona­ten und 10 Tagen nach Zustel­lung der Absa­ge an den Bewer­ber kei­ne Kla­ge­schrift von eben die­sem, besteht kei­ne Not­wen­dig­keit die Spei­che­rung von Bewer­bungs­un­ter­la­gen unter Anrech­nung einer kur­zen Kulanz­zeit um mehr als 4 Mona­te zu verlängern.

Die neue Spei­cher­frist von maxi­mal 4 Mona­ten macht eine Anpas­sung des unter­neh­mens­in­ter­nen Bewer­ber­ma­nage­ments not­wen­dig. Dabei soll­ten Arbeit­ge­ber nicht nur die elek­tro­nisch gespei­cher­te Bewer­bung löschen. Zu den­ken ist auch an die Ver­nich­tung der ausgedruckte(n) Bewerbung(en) in Papier­form, die man dem Vor­ge­setz­ten und ggf. auch der betref­fen­den Fach­ab­tei­lung vor­ge­legt hat, sowie an die eige­ne E‑Mailablage als auch die des Kol­le­gen, dem die Unter­la­gen wei­ter­ge­lei­tet wur­den. Im Rah­men der elek­tro­ni­schen Bewer­ber­kor­re­spon­denz ist es emp­feh­lens­wert, ein eigens für Bewer­bun­gen ein­ge­rich­te­tes E‑Mail-Postfach so zu kon­fi­gu­rie­ren, dass Bewerber-E-Mails auto­ma­tisch nach 4 Mona­ten gelöscht wer­den und nicht ins Back­up rutschen.

Alter­na­ti­ve: Einwilligung

Hat der Arbeit­ge­ber ein Inter­es­se dar­an, per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten eines Bewer­bers über die 4 Mona­te hin­aus zu spei­chern, um die­se im Rah­men zukünf­ti­ger Bewer­ber­aus­wahl­ver­fah­ren zu ver­wen­den, so kann er dies aus­schließ­lich unter der Vor­aus­set­zung tun, dass er zuvor die Ein­wil­li­gung des Bewer­bers in die Spei­che­rung der Daten ein­ge­holt hat. Hier gilt es jedoch zu beach­ten, dass auch sol­che Ein­wil­li­gun­gen nicht unbe­fris­tet gel­ten und dass der Bewer­ber über die geplan­ten Auf­be­wah­rungs­fris­ten trans­pa­rent und ein­deu­tig infor­miert wer­den muss.