Nicht jede Datenpanne ist vermeidbar und nicht jeder Fehler kann verhindert werden. Kommt es zu einer Datenpanne, ist ein rasches Handeln und eine gut organisierte Projektorganisation notwendig, um empfindliche Geldbußen zu vermeiden.
“Ergibt sich aus den Analysen und Beurteilungen das Vorliegen einer Meldepflicht, können die nächsten Schritte zwischenzeitlich in allen Bundesländern digital über die Homepages der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörden erfolgen.” – Matthias Herkert
Die Vorschriften zur Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO) dient, gemeinsam mit den Regelungen zur Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person (Art. 34 DSGVO), dem Schutz der Rechte der von der Datenverarbeitung betroffenen natürlichen Personen bei Datenschutzverletzungen. Die Pflicht zur Meldung einer Verletzungshandlung soll die Aufsichtsbehörde über eine solche Gefahr in Kenntnis setzen und gibt ihr so eine Grundlage für die Entscheidung über den Einsatz ihrer gesetzlichen Befugnisse. Die Meldepflicht dient also zum einen der Minimierung der negativen Auswirkungen von Datenschutzverletzungen durch Publizität, gleichzeitig gewährt die Vorschrift vorbeugenden Schutz des Betroffenen, indem sie Anreize zur Vermeidung von (zukünftigen) Verletzungen beim Verantwortlichen setzt.
DATENPANNEN KÖNNEN JEDES UNTERNEHMEN TREFFEN
Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (sog. Datenpanne) liegt immer dann vor, wenn der datenverarbeitenden Stelle bekannt wird, dass personenbezogene Daten unrechtmäßig übermittelt oder auf sonstige Weise Dritten zur Kenntnis gelangt sind oder gelangt sein könnten. Eine unrechtmäßige Kenntnisnahme kann zum Beispiel der Verlust eines mobilen Devices (z.B. Notebook, Tablet oder Smartphone) oder eines Speichermediums (z.B. USB-Stick, CD-ROM), der Diebstahl eines solchen Gerätes, der Versand einer E‑Mail an einen oder mehrere falsche Adressaten oder jeder Angriff aus einem Netzwerk, insbesondere aus dem Internet, auf ein Computersystem (z.B. auf einen Webserver oder Applikationsserver) sein.
DIE MELDEPFLICHTEN WURDEN UNTER DER DSGVO ERWEITERT
Im Gegensatz zu den Regelungen des früheren BDSG-alt, das eine Meldepflicht nur für eine Verletzung von bestimmten Datenkategorien vorsah, erstreckt sich die Pflicht zur Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unter der DSGVO nun auf alle personenbezogenen Daten. Gemeldet werden muss in diesem Kontext nun also jede Verletzungshandlung, es sei denn, dass die Datenpanne voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt. Der Verantwortliche muss in einer Risikobewertung die Eintrittswahrscheinlichkeit eines drohenden Schadensereignisses prognostizieren und diese Prognose für eine mögliche spätere Überprüfung durch Aufsichtsbehörden oder Gerichte ausführlich dokumentieren. Eine Meldepflicht besteht hierbei bereits bei Bestehen eines grundsätzlichen, über Geringfügigkeit hinausgehenden Risikos und nicht erst im Falle eines hohen Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen erforderlich.
UNVERZÜGLICHE MELDUNG
Hierbei ist Eile geboten. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde (sogenannte »Data Breach Notification«) hat gemäß Art. 33 Abs.1 S. 1 DSGVO unverzüglich, spätestens jedoch 72 Stunden nach Bekanntwerden zu erfolgen. Soweit zum Zeitpunkt der ersten Meldung, was in der Praxis sehr wahrscheinlich ist, noch nicht der gesamte Umfang der Verletzungshandlung abschließend beurteilt werden kann, sind Teilkenntnisse schrittweise der Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 Abs. 4 DSGVO).
PRÜF‑, DOKUMENTATIONS- UND MELDEPROZESSE MÜSSEN IM UNTERNEHMEN EINGEFÜHRT UND GESCHULT WERDEN
Um den gesetzlichen Pflichten nachkommen zu können, muss der Prozess vom Bekanntwerden einer (möglichen) Datenschutzverletzung über deren Beurteilung bis hin zur Entscheidung über eine Meldung an die Aufsichtsbehörden in die Prozessorganisation aufgenommen und innerbetrieblich geschult werden. Prozessseitig ist Entscheidend, dass die verantwortlichen Vertreter des Unternehmens und der betroffenen Fachabteilungen, gegebenenfalls der Datenschutzbeauftragte sowie ein verantwortlicher (interner oder externer) IT-Mitarbeiter oder Informationssicherheitsbeauftragter informiert werden, um in einem ersten Schritt technische und organisatorische Sofortmaßnahmen zur Beseitigung des Vorfalls und zur Verhinderung weiterer Schadereignisse einzuleiten und im Anschluss den Umfang, die Reichweite, die Intensität sowie mögliche Folgen der Verletzungshandlung möglichst exakt zu beurteilen. Insbesondere bei Angriffen auf Datenverarbeitungsanlagen in globalen Netzwerken können hierfür umfangreiche IT-forensische Analysen notwendig sein, die in vielen Fällen von den Beschäftigten des Unternehmens selber nicht erbracht werden können.
Erst auf Grundlage der Informationen aus diesen Analysen kann der Datenschutzbeauftragte das Vorliegen einer Meldepflicht beurteilen und eine entsprechende Empfehlung an das Management oder die Geschäftsleitung geben.
Ein wichtiger Fokus sollte während des gesamten Prozesses auf die über Art. 33 Abs. 5 DSGVO gesetzlich verpflichtende Dokumentation jedes (d.h. auch nicht meldepflichtigen) Vorfalls gelegt werden. Mindestinhalt der Dokumentation sind alle mit dem Vorfall zusammenhängenden Fakten, die ergriffenen Maßnahmen und die Auswirkungen der Datenpanne. Die Dokumentation muss den Aufsichtsbehörden im Zweifel die Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen des Art. 33 DSGVO ermöglichen.
MELDUNGEN KÖNNEN ELEKTRONISCH VORGENOMMEN WERDEN
Ergibt sich aus den Analysen und Beurteilungen das Vorliegen einer Meldepflicht, können die nächsten Schritte zwischenzeitlich in allen Bundesländern digital über die Homepages der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörden erfolgen. Die Meldung selber sollte hierbei durch den Datenschutzbeauftragten erfolgen oder mit diesem eng abgestimmt werden, da dieser gemäß Art. 39 abs. 1 lit. e DSGVO erste Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde in mit der Verarbeitung zusammenhängenden Fragen ist, und bei den nach der Meldung zu erwartenden Rückfragen meist direkt angesprochen wird.
FAZIT
Um im Fall einer Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten in der gesetzlich gebotenen Schnelligkeit reagieren zu können und das sichere Zusammenspiel aller benötigten Personen, unter anderem aus der Geschäftsführung, der IT-Abteilung, der von der Datenschutzverletzung betroffenen Fachabteilung und dem Datenschutz zu gewährleisten, sollten die notwendigen Abläufe und Prozesse frühzeitig entworfen und bekannt gemacht werden. Vergleichbar mit Erste-Hilfe- und Brandschutzübungen sollten die Abläufe geübt werden, damit im „Ernstfall“ jeder weiß, „wo er hin greifen muss“.
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