Hinweisgebersystem — Pflicht ab Dezember 2021

“Das gro­ße Pro­blem: Die Zeit. Unter­neh­men, die bis­lang noch nicht pro­ak­tiv gewor­den sind und sich nicht selbst um die Gestal­tung des Hin­weis­ge­ber­sys­tems geküm­mert haben, müs­sen nun inner­halb der nächs­ten drei Mona­te tätig werden.”

Was ist ein Hinweisgebersystem? 

Ein Hin­weis­ge­ber­sys­tem dient Mit­ar­bei­tern, Man­dan­ten, Part­nern, und sons­ti­gen im Zusam­men­hang mit dem Unter­neh­men ste­hen­den Per­so­nen, als Anlauf­stel­le um anonym inter­ne Miss­stän­de und even­tu­el­le Regel­ver­stö­ße digi­tal zu mel­den. Durch die garan­tier­te Anony­mi­tät müs­sen die Hin­weis­ge­ber kei­ne Befürch­tun­gen etwa vor Kün­di­gun­gen, Ver­set­zun­gen oder Dis­kri­mi­nie­rung am Arbeits­platz haben. Des Wei­te­ren kön­nen durch das Sys­tem Unter­neh­men vor Repu­ta­ti­ons­schä­den bewahrt wer­den. Sogar die inter­nen Pro­zes­se kön­nen mit­hil­fe die­ses Sys­tems opti­miert werden.

Bis wann muss ein Hin­weis­ge­ber­sys­tem inte­griert sein? 

Dies wird in Arti­kel 26 der EU-Richtlinie aus­drück­lich gere­gelt. Arti­kel 26 der EU-Richtlinie regelt, dass Unter­neh­men „die­ser Richt­li­nie bis zum 17. Dezem­ber 2021 nach­zu­kom­men“ haben. Dies gilt für Unter­neh­men ab einer Grö­ße von 250 Mit­ar­bei­tern. Für Unter­neh­men mit einer Grö­ße von 50–249 Mit­ar­bei­tern gilt der 17. Dezem­ber 2023, sie haben also zwei Jah­re län­ger Zeit dazu.

Anfor­de­run­gen an das System? 

Arti­kel 9 der Richt­li­nie zeigt die Anfor­de­run­gen auf, die an das Hin­weis­ge­ber­sys­tem zu stellensind.

Die wich­tigs­ten Anfor­de­run­gen umfassen:

• Mel­de­ka­nä­le, die gewähr­leis­ten, dass die Anony­mi­tät sowohl des Hin­weis­ge­bers als auch von Drit­ten, die in der Mel­dung genannt wer­den, sicher sind (Unbe­fug­ten muss Zutritt / Zugriff ver­wei­gert sein)
• Ein­gangs­be­stä­ti­gung bin­nen einer Frist von 7 Tagen nach dem Erhalt der Mel­dung an den Hinweisgeber
• Benen­nung einer unpar­tei­ischen Per­son, die für Fol­ge­maß­nah­men der Mel­dun­gen zustän­dig ist und die dem Hin­weis­ge­ber eine Rück­mel­dung zum aktu­el­len Ermitt­lungs­stand gibt
• Rück­mel­dung zum aktu­el­len Ermitt­lungs­stand muss inner­halb eines ange­mes­se­nen zeit­li­chen Rah­mens erfol­gen (max. 3 Mona­te nach Ein­gangs­be­stä­ti­gung an Hinweisgeber)
• Ertei­lung kla­rer und leicht zugäng­li­cher Infor­ma­tio­nen über Ver­fah­ren für exter­ne Mel­dun­gen an zustän­di­ge Behörde
• Mel­de­ka­nä­le müs­sen Mel­dun­gen sowohl in schrift­li­cher als auch in münd­li­cher Form ermög­li­chen. Eine Mel­dung per Tele­fon oder mit­tels einer ande­ren Art der Sprach­über­mitt­lung ist denk­bar. Auch die phy­si­sche Zusam­men­kunft zwi­schen Hin­weis­ge­ber und Unter­neh­men ist mög­lich, sofern vom Hin­weis­ge­ber aus­drück­lich gewünscht.

Was kann gemel­det werden?

Gemel­det wer­den soll vor allem Ver­stö­ße gegen das EU- Recht. Hier­zu zäh­len ins­be­son­de­re: Daten­schutz, Ver­brau­cher­schutz, Umwelt­schutz, Ver­kehrs­schutz, Geld­wä­sche oder die Ter­ro­ris­mus­fi­nan­zie­rung (gemäß Art. 2 Richt­li­nie). Aller­dings steht es dem natio­na­len Gesetz­ge­ber laut Richt­li­nie frei, auch Ver­stö­ße gegen natio­na­les Recht aufzunehmen.

Das gro­ße Problem?! 

Die Richt­li­nie wur­de am 23. Okto­ber 2019 ver­öf­fent­licht, 20 Tage danach trat sie in Kraft.  Doch bis heu­te ist kein deut­sches Gesetz, wie es in die­ser Richt­li­nie gefor­dert ist, erlas­sen wor­den. Die Mit­glieds­staa­ten sind aber dazu auf­ge­for­dert (gemäß Art. 26 Richt­li­nie) die­ser bis zum 17. Dezem­ber 2021 nachzukommen.

Ange­sichts des­sen, dass die Poli­tik in der aktu­el­len Situa­ti­on nur die The­men The­ma, Wahl­kampf und Neu­bil­dung der Regie­rung, kennt, dürf­te die Umset­zung die­ser Richt­li­nie auch noch etwas auf sich war­ten lassen.

Das gro­ße Pro­blem: Die Zeit. Unter­neh­men, die bis­lang noch nicht pro­ak­tiv gewor­den sind und sich nicht selbst um die Gestal­tung des Hin­weis­ge­ber­sys­tems geküm­mert haben, müs­sen nun inner­halb der nächs­ten drei Mona­te tätig wer­den. Andern­falls könn­ten dras­ti­sche Stra­fen und Sank­tio­nen drohen!

Fazit — Hin­weis­ge­ber­sys­tem Top oder Flop? 

Auf der einen Sei­te ist die aktu­el­le Situa­ti­on für Unter­neh­men sehr beschei­den. Ohne ein Gesetz ist selb­stän­di­ges Han­deln nur begrenzt mög­lich. Auch die knap­pe Zeit für die Umset­zung, selbst bei einem nicht zu erwar­ten­den Erlass eines ent­spre­chen­den natio­na­len Geset­zes, trägt nicht gera­de zu einer posi­ti­ven Hal­tung gegen­über dem Hin­weis­ge­ber­sys­tem bei.

Auf der ande­ren Sei­te soll­te man die Chan­cen, die das Sys­tem bie­tet, betrach­ten und best­mög­lich nutzen.

Das Ver­hin­dern von Repu­ta­ti­ons­schä­den durch bei­spiels­wei­se Straf­ta­ten des eige­nen Unter­neh­mens soll­te jedem Unter­neh­mer am Her­zen lie­gen.  Fer­ner ist das Wohl­be­fin­den der eige­nen Mit­ar­bei­ter, wel­ches hier­durch gestei­gert wer­den kann, zu erwähnen.

Auch die Opti­mie­rung von inter­nen Pro­zes­sen soll­te als posi­ti­ver Aspekt in Betracht gezo­gen werden.

Abschlie­ßend kann man sagen, dass das Sys­tem vie­le Vor­tei­le den Unter­neh­men bie­tet. Klar sein, soll­te auch, dass das Sys­tem nicht alle Pro­ble­me lösen wird und auch die Zeit für die Inte­grie­rung die­ses Sys­tem sehr kurz sein wird.

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