Die Zuläs­sig­keit digi­ta­ler Entgeltabrechnungen

Es ist mitt­ler­wei­le üblich, dass wir Rech­nun­gen und Doku­men­te digi­tal erhal­ten. Zu den­ken sind an Rech­nun­gen von Mobilfunk- oder Strom­an­bie­tern oder recht neu auch das eRe­zept oder die eAU. Stut­zig wer­den wir, wenn die Ent­gelt­ab­rech­nung von Arbeit­ge­bern digi­tal zur Ver­fü­gung gestellt wird. In einer Cloud. Papier­los. Ob der Arbeit­ge­ber die Digi­ta­li­sie­rung ohne Ein­wil­li­gung der Beschäf­tig­ten vor­neh­men kann, schau­en wir uns im Fol­gen­den an.

Die Vor­tei­le eines cloud­ba­sier­ten Per­so­nal­wirt­schafts­sys­tems für den Arbeit­ge­ber lie­gen auf der Hand. Weni­ger Man­power, weni­ger Papier, Zeit­ein­spa­rung. Die Beschäf­tig­ten erhal­ten Zugangs­da­ten für ein cloud­ba­sier­tes Mit­ar­bei­ter­por­tal. Dort sind die monat­li­chen Ent­gelt­ab­rech­nun­gen hin­ter­legt, von den Beschäf­tig­ten jeder­zeit ein­seh­bar und bereit zum Down­load. Die Cloud ist über den Brow­ser erreich­bar, häu­fig auch über eine zuge­hö­ri­ge App. Je nach Aus­ge­stal­tung der Anwen­dung kön­nen dar­über hin­aus wei­te­re Per­so­nen­da­ten ein­ge­ge­ben und über­mit­telt wer­den, z.B. Krankheits- oder Urlaubstage.

Im Daten­schutz war die bis­her die Ansicht ver­brei­tet, dass Ent­gelt­ab­rech­nun­gen nur mit Ein­wil­li­gung der Beschäf­tig­ten digi­tal über ein Mit­ar­bei­ter­por­tal zur Ver­fü­gung gestellt wer­den dür­fen. – Eileen Binder

Pflicht zur Bereit­stel­lung durch den Arbeitgeber

  • 108 Abs. 1 Satz 1 GewO bestimmt, dass Arbeit­ge­ber bei Zah­lung des Arbeits­ent­gelts eine Abrech­nung in Text­form zu ertei­len haben. Gibt das Gesetz die Text­form vor, so müs­sen in die­sem Fall die Ent­gelt­ab­rech­nun­gen auf einem dau­er­haf­ten Daten­trä­ger abge­legt wer­den (§126b BGB).

Ein dau­er­haf­ter Daten­trä­ger ist jedes Medi­um, das es dem Emp­fän­ger ermög­licht, eine auf dem Daten­trä­ger befind­li­che, an ihn per­sön­lich gerich­te­te Erklä­rung so auf­zu­be­wah­ren oder zu spei­chern, dass sie ihm wäh­rend eines für ihren Zweck ange­mes­se­nen Zeit­raums zugäng­lich sowie geeig­net ist, die Erklä­rung unver­än­dert wie­der­zu­ge­ben. Bei­de Vor­aus­set­zun­gen tref­fen sowohl auf die pos­ta­lisch zuge­stell­ten als auch auf die in einem Mit­ar­bei­ter­por­tal abge­leg­ten Ent­gelt­ab­rech­nun­gen zu. Vor­aus­ge­setzt das Por­tal ist der­art ein­ge­rich­tet, dass die Unter­la­gen tat­säch­lich nicht mehr rück­wir­kend geän­dert wer­den kön­nen und der Arbeit­ge­ber auch kei­nen Zugriff dar­auf hat.

Die Ent­gelt­ab­rech­nun­gen müs­sen den Beschäf­tig­ten zuge­hen, so dass sie unter nor­ma­len Umstän­den Kennt­nis davon erlan­gen kön­nen (§ 130 BGB). Die Kennt­nis­nah­me setzt bei der digi­ta­len Zustel­lung das vor­he­ri­ge Wis­sen der Beschäf­tig­ten voraus.

Pos­ta­lisch oder digital

Kann der Arbeit­ge­ber nun die pos­ta­li­sche Zustel­lung selbst­stän­dig durch eine digi­ta­le Bereit­stel­lung der Ent­gelt­ab­rech­nun­gen erset­zen und müs­sen Beschäf­tig­te dies so akzeptieren?

Im Daten­schutz war bis­her die Ansicht ver­brei­tet, dass Ent­gelt­ab­rech­nun­gen nur mit Ein­wil­li­gung der Beschäf­tig­ten digi­tal über ein Mit­ar­bei­ter­por­tal zur Ver­fü­gung gestellt wer­den dür­fen. Wil­li­gen Beschäf­tig­te nicht ein, hat wei­ter­hin die pos­ta­li­sche Zustel­lung zu erfol­gen. Ein berech­tig­tes Inter­es­se des Arbeit­ge­bers, auf­grund der oben genann­ten Vor­tei­le, war vor­erst nicht anzu­neh­men, höchs­ten in Zukunft mit fort­schrei­ten­der Digi­ta­li­sie­rung und damit auch Gewöh­nung der Beschäf­tig­ten an digi­ta­le Bereit­stel­lun­gen, selbst sen­si­bler und wich­ti­ger Unter­la­gen wie den Entgeltabrechnungen.

Zur Klä­rung der Fra­ge hat sich jüngst das LAG Nie­der­sach­sen (Urt. v. 16.01.2024 – Az. 9 Sa 575/23) geäu­ßert und damit die Rich­tung im Umgang mit der digi­ta­len Bereit­stel­lung gewie­sen. Das Gericht entschied:

Eine in Text­form erteil­te Ent­gelt­ab­rech­nung geht dem Arbeit­neh­mer aber nur dann im digi­ta­len Mit­ar­bei­ter­post­fach im Sin­ne von § 130 BGB zu, wenn er hier­zu sein Ein­ver­ständ­nis gege­ben hat. Andern­falls muss er nicht damit rech­nen, dass ihm Ent­gelt­ab­rech­nun­gen auf digi­ta­lem Weg über­mit­telt wer­den.“ (hier geht’s direkt zum Urteil)

Die Bereit­stel­lung von Ent­gelt­ab­rech­nun­gen in digi­ta­len Mit­ar­bei­ter­por­ta­len ist dem­nach wei­ter­hin nur mit einer vor­he­ri­gen Ein­wil­li­gung der Beschäf­tig­ten möglich.

Das Urteil des LAG Nie­der­sach­sen ist noch nicht rechts­kräf­tig. Auf­grund der ein­ge­leg­ten Revi­si­on ist der Fall aktu­ell beim Bun­des­ar­beits­ge­richt zur Ent­schei­dung anhängig.

Fazit

Die Bereit­stel­lung von Ent­gelt­ab­rech­nun­gen über ein digi­ta­les Mit­ar­bei­ter­por­tal ist mög­lich. Vor­aus­set­zung ist jedoch die indi­vi­du­el­le Ein­wil­li­gung der Beschäf­tig­ten. Die Bereit­stel­lung auf­grund von einer Betriebs­ver­ein­ba­rung oder auf­grund eines berech­tig­ten Inter­es­ses ist nicht zulässig.

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Autorin des Artikels:

Eileen Binder

Wirtschaftsjuristin LL.B. & Beraterin im Datenschutz