“Aller­dings gibt es auch „mil­de­re Mit­tel“ als eine Füh­rer­schein­ko­pie, wie etwa die Vor­la­ge der Fahr­erlaub­nis nebst Ver­merk hier­über, z.B. in der Per­so­nal­ak­te des Betrof­fe­nen.” – Eileen Binder

Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten dür­fen nur dann ver­ar­bei­tet wer­den, wenn eine Rechts­grund­la­ge dies erlaubt. Die DSGVO hält in Art. 6 einen Kata­log an mög­li­chen Rechts­grund­la­gen bereit. Dane­ben lohnt sich jedoch auch ein Blick in das natio­na­le Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz (BDSG). So regelt etwa § 26 BDSG, dass per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ver­ar­bei­tet wer­den dür­fen, wenn die Ver­ar­bei­tung für die Durch­füh­rung des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses erfor­der­lich ist.

Bei der Fra­ge nach der Erfor­der­lich­keit von Füh­rer­schein­ko­pien geht es nicht dar­um, ob der Arbeit­ge­ber den Füh­rer­schein kon­trol­lie­ren darf oder muss. Das Recht zur Kon­trol­le ergibt sich aus § 21 Abs. 1 S. 2 StVG. Ver­ein­facht gesagt, haf­tet der Hal­ter des Fahr­zeugs, wenn er anord­net oder zulässt, dass jemand das Fahr­zeug führt, ohne dass die­ser die erfor­der­li­che Fahr­erlaub­nis besitzt. Aller­dings beant­wor­tet das nicht die Fra­ge, ob für eine wirk­sa­me Kon­trol­le der Fahr­erlaub­nis eine Füh­rer­schein­ko­pie not­wen­dig ist.

Zur Durch­füh­rung des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses erfor­der­lich, § 26 BDSG

Frag­lich ist also, ob die Füh­rer­schein­ko­pie als daten­schutz­recht­li­che Ver­ar­bei­tung erfor­der­lich ist, um das Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis mit dem Betrof­fe­nen durch­zu­füh­ren. Wann eine Ver­ar­bei­tung erfor­der­lich ist, beur­teilt sich im deut­schen Recht nach dem Ver­hält­nis­mä­ßig­keits­grund­satz. Erfor­der­lich ist eine Ver­ar­bei­tung dann, wenn sie geeig­net ist den ver­folg­ten Zweck zu erfül­len („Geeig­ne­t­heit“), es kein mil­de­res und gleich geei­gen­tes Mit­tel für die Zwecker­rei­chung gibt („Erfor­der­lich­keit“) und die Ver­ar­bei­tung ange­mes­sen ist, d.h. nicht außer Ver­hält­nis zum Zweck steht („Ange­mes­sen­heit“).

Ob eine Kopie des Füh­rer­scheins geei­gent ist, den Zweck zu erfül­len, beant­wor­tet sich, wenn man den die­sen genau­er betrach­tet. Der Zweck der Ver­ar­bei­tung liegt nicht dar­in, die Fahr­erlaub­nis zu prü­fen, son­dern dar­in, die Haf­tung des Fahr­zeug­hal­ters zu ver­mei­den. Daher kann eine Kopie des Füh­rer­scheins durch­aus geeig­net sein, um die­sen Zweck zu erreichen.

Aller­dings gibt es auch „mil­de­re Mit­tel“ als eine Füh­rer­schein­ko­pie, wie etwa die Vor­la­ge der Fahr­erlaub­nis nebst Ver­merk hier­über, z.B. in der Per­so­nal­ak­te des Betrof­fe­nen. Das Gegen­ar­gu­ment, der Arbeit­ge­ber kön­ne dann nicht nach­wei­sen, dass der Beschäf­tig­te ein Fahr­zeug füh­ren darf, hält nicht stand. Denn die Kopie führt nur zu einer Moment­auf­nah­me. Sie doku­men­tiert ledig­lich die Prü­fung der Fahr­erlaub­nis, ist also ein geei­ne­tes Mit­tel für die Beweis­füh­rung der Fahr­erlaub­nis, stellt aber nicht sicher, dass der Beschäf­tig­te die Erlaub­nis auch für die Zeit danach behält. Die Kopie ist also nicht erfor­der­lich und bei genau­er Betrach­tung auch kaum geeig­net, die Hal­ter­haf­tung dau­er­haft zu vermeiden.

Damit ist die Füh­rer­schein­ko­pie im Ergeb­nis nicht zur Durch­füh­rung des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses nach § 26 BDSG erfor­der­lich und eig­net sich nicht als Rechtsgrundlage.

Recht­li­che Ver­pflich­tung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit c DSGVO

Eine Ver­pflich­tung zur Anfer­ti­gung einer Kopie ergibt sich weder aus dem StVG noch ist eine ande­re gesetz­li­che Rechts­grund­la­ge ersichtlich.

Berech­tig­tes Inter­es­se, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO

Da ähn­lich wie bei der Erfor­de­rich­keit im Rah­men des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses auch im Rah­men des berech­tig­ten Inter­es­ses eine Güter­ab­wä­gung nach dem Ver­hält­nis­mä­ßig­keits­grund­satz vor­zu­neh­men ist, wird man wohl auch hier nicht zu dem Schluss kom­men, der Arbeit­ge­ber hät­te ein berech­tig­tes Inter­es­se an der Anfer­ti­gung einer Kopie zur Ver­mei­dung der Hal­ter­haf­tung. Zumal die Anfer­ti­gung von Füh­rer­schein­ko­pien und die Abla­ge der Kopien in den Per­so­nal­ak­ten sicher­lich auch kei­ne Orga­ni­sa­ti­ons­er­leich­te­rung oder Kos­ten­ein­spa­rung begrün­den wür­den, auf die ein berech­tig­tes Inter­es­se mög­li­cher­wei­se gestützt wer­den könnte.

Dann fragt der Arbeit­ge­ber eben danach – die Ein­wil­li­gung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO

Ob Beschäf­tig­te im Arbeits­ver­hält­nis über­haupt auf frei­wil­li­ger Basis eine Ein­wil­li­gung abge­ben kön­nen, dar­über wird viel dis­ku­tiert. Unab­hän­gig davon stellt sich aber hier die Fra­ge, was denn die Kon­se­quenz wäre, wenn der Beschäf­tig­te die Ein­wil­li­gung ver­wei­gert. Muss ihm dann gene­rell die Nut­zung der Fir­men­fahr­zeu­ge unter­sagt wer­den? Ein­deu­tig kann das nicht beant­wor­tet werden.

Fazit

Es kann nicht ein­deu­tig beant­wor­tet wer­den, auf wel­cher Grund­la­ge Füh­rer­schein­ko­pien für den Nach­weis der Fahr­erlaub­nis zuläs­sig sein könn­ten. Es kann Fäl­le geben, in denen bei ent­spre­chend geschick­ter Argu­men­ta­ti­on bei­spiels­wei­se ein berech­tig­tes Inter­es­se an einer Nach­weis­füh­rung mit­tels Kopie begrün­det wer­den kann. Hier­bei wird es sich jedoch um Aus­nah­me­fäl­le han­deln, z.B. wenn die Nut­zung des Fir­men­wa­gens mit ent­spre­chen­den Nach­weis­füh­run­gen im Arbeits­ver­trag gere­gelt wer­den. In allen ande­ren Fäl­len ist es für Arbeit­ge­ber ein­fa­cher, sie las­sen sich den Füh­rer­schein vor­zei­gen und ver­mer­ken dies nebst Unter­schrift des Beschäf­tig­ten in der Personalakte.